Cosmin Iordache, consultantul din spatele TelecomHelp, companie ce ofera servicii de consultanta si audit adresate costurilor cu telecomunicatiile, ne arata in pasi simpli cum se pot optimiza aceste costuri.
„Este bine de stiut faptul ca, in mediul business, nu exista preturi standard, aproape orice serviciu este supus negocieri. Negociati pentru cele mai bune preturi aferente serviciilor potrivite afacerii dumneavoastra. Nevoile de comunicare ale companiilor difera de la an la an”
1. Tineti un inventar cat se poate de exact al tutror serviciilor de telecomunicatii. Impartiti aceasta gestiune pe furnizori, tipuri de servicii, locatii, circuite, etc.
2. Verificati serviciile si facturile aferente lunar. Observati caracterisiticile fiecarui serviciu in parte si cat de folositor va este pentru activitatea dumneavosatra. De asemenea observati si care este impactul acestor servicii in totalul facturii de telecomunicatii.
3. Analizati contractele si specificatiile contractuale pentru toate serviciile folosite. Unele servicii ofera, prin contract, discount-uri de abonament, aplicabile la implinirea unei anumite perioade de timp. Verificati daca aceste reduceri s-au operat si in facturile curente.
4. Centralizati-va facturile. Daca firma dumneavoastra primeste mai multe facturi de la acelasi furnizor, solicitati sa vi se unifice conturile intr-un singur cont centralizator. Astfel veti urmarii mult mai usor serviciile si costurile aferente, la nivel global.
5. Analizati trimestrial traficul de voce efectuat pe destinatii. Verificati de asemenea si optiunile, existente pe cont, ce va ofera un anumit numar fix de minute catre anumite destinatii. Este posibil ca intr-o anumita perioada acest volum de trafic sa fie mai mare sau mai mic decat in perioada in care va fost activata optiunea. Nevoile de comunicare ale companiilor difera de la an la an, asa ca nu veti risca sa aveti aceleasi costuri pentru un volum de trafic diferit.
6. Daca aveti mai multe locatii cu servicii similare, comparati costurile fiecarei locatii. Daca diferentele sunt semnificative, solicitati operatorului sa va explice cauza.
7. Incercati sa va asumati contracte cu furnizorii pe perioade de cel mult 12 luni. Daca semnati pe mai mult de 12 luni, fiti siguri ca aveti beneficii semnificative. Nu uitati ca, in industria telecom, tarifele se schimba de la an la an.
8. Negociati tarifele si abonamentele in fiecare an. Negociati tarifele la nivel de minut consumat. Verificati daca sunteti taxat pe minut indivizibil sau la secunda. Nu lasati sa treaca mai mult de un an, fara a schimba abonamentele si serviciile, in sensul reducerii lor.
9. Daca dispuneti de o centrala telefonica, asigurati-va ca toate liniile platite, sunt active si conectate in centrala telefonica. Deseori, din cauza faptului ca in centrala telefonica, sunt introduse mai multe trunchiuri, activitatea firmei poate sa nu fie afectata si sa nu observati daca anumite linii, pentru care platiti, sunt inactive.
10. Verificati amanuntit beneficiile oferite de fiecare serviciu in parte. Daca stiti exact de ce servicii dispuneti si care sunt beneficiile lor dar mai ales daca cunoasteti si celelalte oferte din piata de telecomunicatii, puteti seta in centrala telefonica o rutare inteligenta a apelurilor pe destinatii de trafic, astfel incat veti avea cele mai bune costuri pe destinatii de apel.
